Kun uimaseura tarvitsee kymmeniä tai jopa satoja kilpavarusteita kerralla, yksittäisen harrastajan ostoskäynti ei enää riitä – tarvitaan kunnollinen tarjouspyyntö. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten iso uimaseura rakentaa toimivan tarjouspyynnön uintikaupalle, mitä siihen kannattaa sisällyttää ja mitkä virheet toistuvat vuodesta toiseen seurojen hankinnoissa.
Miksi tarjouspyyntö kannattaa tehdä huolella
Seura, joka tilaa esimerkiksi 60 kilpapukua, 80 uimalasiparia ja seuratunnuksin varustettuja treenivarusteita kerralla, liikuttaa helposti 8 000–20 000 euron tilausta riippuen tuotevalikoimasta. Tällä summalla neuvotteluvaraa löytyy, mutta vain jos tarjouspyyntö on riittävän tarkka.
Hajanainen pyyntö – ”tarvitsemme uimapukuja ja -laseja noin 50 uimarille” – johtaa epätarkkoihin tarjouksiin, joita on mahdoton vertailla keskenään. Kun yksi kauppa laskee mukaan painatuksen ja toinen ei, hintavertailu menee heti pieleen.
Mitä tarjouspyynnön pitää sisältää
Ammattimainen tarjouspyyntö erottuu siitä, että se antaa uintikaupalle kaikki tarvittavat tiedot yhdellä kertaa ilman lisäkysymyksiä. Käytännössä seuran hankintavastaava tarvitsee ainakin nämä tiedot koottuna:
Tuoteryhmät ja määrät – erittele kilpauimareiden puvut (jakkupuku, polvipuku, kokopuku), harrasteryhmien vapaa-ajan puvut, uimalasit malleittain, uimahatut ja treenivälineet kuten uimalaudat, pull buoyt ja joustoräpylät kukin omana rivinään.
Koko- ja mallijakauma – kilpapuvuissa FINA-hyväksyntä on pakollinen kilpailukauden asuille, ja kokojakauma kannattaa kerätä etukäteen mittanauhalla, ei arvailemalla. FINA-hyväksyttyjen kilpapukujen valinnasta löytyy tarkempaa tietoa siitä, mitkä mallit kelpaavat kilpailuihin ja mitkä eivät.
Painatukset ja seuratunnukset – logopainatus uimapukuun tai -laseihin nostaa hintaa 3–8 euroa per tuote riippuen painatustekniikasta ja tilausmäärästä. Tämä pitää mainita erikseen, koska osa kaupoista hinnoittelee painatuksen tuotekohtaisesti ja osa kiinteänä setuppimaksuna.
Toimitusaikataulu – kilpakausi Suomessa käynnistyy syyskuussa ja SM-kisat ajoittuvat yleensä kevääseen, joten tilaus kannattaa jättää vähintään 6–8 viikkoa ennen tarvetta. Arenan ja Speedon kilpapuvuissa erikoiskokoja joudutaan usein tilaamaan tehtaalta asti, mikä pidentää toimitusaikaa.
Maksuehdot ja laskutus – iso seura hyötyy usein eräpäivästä, joka osuu jäsenmaksukauden jälkeen, jotta kassavirta ei kiristy.
Kilpailutus useamman uintikaupan välillä
Kun tarjouspyyntö lähtee 3–4 uintikauppaan samanaikaisesti, vertailu kannattaa tehdä taulukolla, jossa jokainen rivi on sama tuote samalla määrällä. Pelkkä kokonaissumma pettää helposti, koska yksi kauppa saattaa tarjota halvemman kokonaishinnan mutta korvata kilpapuvun halvemmalla vapaa-ajan mallilla ilman FINA-hyväksyntää.
Kokenut hankintavastaava katsoo ensin tuotekohtaisen yksikköhinnan ja vasta sen jälkeen kokonaissumman. Näin näkee heti, jos joku tarjous sisältää piilotettuja kompromisseja materiaalissa tai mallissa.
Uintikaupan valinnasta yleisesti kannattaa muistaa, että pienempi erikoistunut kilpavarusteliike palvelee usein isoa seuraa paremmin kuin yleinen urheilukauppa, koska varastosta löytyy oikeasti kilpailukelpoisia malleja eikä vain harrastetason tuotteita. Yleinen urheiluvälinevalikoima kuten mailat tai lenkkikengät kuuluu omaan kategoriaansa, eikä sitä kannata sekoittaa uintitarjouspyyntöön.
Yleisimmät virheet seurojen tarjouspyynnöissä
Kolme virhettä toistuu käytännössä joka kausi. Ensimmäinen on kokojen kerääminen liian myöhään – jos mittaustilaisuutta ei järjestetä ajoissa, osa uimareista arvioi kokonsa väärin ja palautuksia joudutaan tekemään jälkikäteen, mikä hidastaa koko toimitusta.
Toinen virhe on unohtaa mainita, tarvitaanko FINA-hyväksyntä vai riittääkö harrastetason polvipuku treeneihin. Polvipukujen käyttö kilpailuissa on säänneltyä, ja jos tarjouspyynnössä ei eritellä käyttötarkoitusta, kauppa saattaa tarjota väärää tuoteryhmää.
Kolmas virhe on jättää sopimatta jälkitilausmahdollisuudesta. Kauden aikana tulee aina uusia jäseniä tai rikkoutuneita varusteita, ja jos hinta on sovittu vain kertatilaukselle, jälkitilaukset saattavat tulla yllättäen kalliimmiksi.
Kanta-asiakkuus ja pitkäaikainen sopimus
Moni suomalainen seura, esimerkiksi Tampereen ja Helsingin alueen isommat uimaseurat, on siirtynyt vuosisopimuksiin yksittäisten tilausten sijaan. Tällöin sovitaan kiinteä alennusprosentti koko kaudeksi, ja seura voi tilata tasaisesti pienempiä eriä ilman uutta kilpailutusta joka kerta. Kanta-asiakkuussopimuksista seuralle kannattaa keskustella suoraan uintikaupan kanssa, sillä ehdot vaihtelevat paljon liikkeittäin – osa tarjoaa alennuksen vasta tietyn euromäärän ylittyessä, osa heti sopimuksen allekirjoituksesta.
On myös hyvä muistaa, että Suomen Uimaliiton alaiset seurat saavat joskus erillisiä liittotason sopimuksia tiettyjen valmistajien, kuten Arenan tai Mizunon, kanssa. Näitä kannattaa tiedustella ennen omaa kilpailutusta, koska päällekkäinen sopimus voi tuoda lisäalennusta.
Yleinen myytti tarjouspyynnöistä
Monessa seurassa uskotaan, että suurin tilausmäärä automaattisesti tuottaa parhaan hinnan. Näin ei aina ole. Kilpapukujen valmistajahinnoittelu on usein kiinteä tiettyyn tilausmäärään asti, ja isokaan seura ei välttämättä pääse merkittävästi halvempaan yksikköhintaan kuin 15–20 puvun tilauksella. Sen sijaan säästö syntyy useimmiten rahtikuluista, painatuksen setup-maksusta ja siitä, että kauppa antaa ilmaisen kokovaihdon ensimmäisen kauden aikana.
UKK
Kuinka paljon aikaa tarjouspyynnön käsittelyyn kannattaa varata?
Isolle tilaukselle, joka sisältää useita tuoteryhmiä ja painatuksia, kannattaa varata 2–3 viikkoa tarjousten pyytämiseen ja vertailuun sekä vielä 6–8 viikkoa itse toimitukseen ennen kauden alkua.
Voiko seura pyytää tarjouksen ilman tarkkoja kokoja?
Alustavan hintahaarukan voi pyytää arvioiduilla määrillä, mutta lopullinen tilaus kannattaa tehdä vasta kun koot on mitattu, sillä kilpapukujen kokovaihdot ovat usein maksullisia tai aikaa vieviä toimittajan puolelta.
Kannattaako kaikki varusteet tilata samasta uintikaupasta?
Ei välttämättä. Kilpapuvut, uimalasit ja treenivälineet voivat olla eri liikkeiden vahvuusalueita, joten kahden erikoistuneen toimittajan yhdistelmä tuottaa usein paremman lopputuloksen kuin yhden kaupan kokonaispaketti.
Yhteenveto
Toimiva tarjouspyyntö on seuran hankintavastaavan tärkein työkalu, kun varusteita ostetaan kymmenille tai sadoille uimareille kerralla. Selkeät tuoteryhmät, mitatut koot, FINA-vaatimusten erittely ja realistinen aikataulu erottavat sujuvan hankinnan sellaisesta, jossa varusteet saapuvat myöhässä ja väärän kokoisina. Kun pyyntö on tarkka, myös uintikaupan on helpompi antaa kilpailukykyinen ja vertailukelpoinen tarjous.